Mötestips

 

Före

  • Känner du dig välkommen? Fokusera på ett gott värdskap med ett proffsigt mottagande. Slopa avprickande av deltagare. Skapar bara köer. Allts om oftast ska man ju ändå ta sin badge, det räcker!
  • Be deltagarna förbereda sig inför mötet, som en entrébiljett!
  • Inled alltid med syftet, vad är syftet med mötet?
  • Skicka ut en deltagarlista innan mötet/konferensen. Då kan man lättare planera sitt nätverkande.
  • Dra ner om möjligt scenhöjden, då blir det ett naturligt enkelt steg mellan scen och publik.
  • Kreativ möblering i möteslokalen ger energi och interaktion
  • Genomför mötet i tre etapper, vad-göra-innan, genomförande, handlingsplan efter.
  • Stärk interna talare, VD mfl med proffsig hjälp hur ett budskap ska lyftas fram. En dålig intern talare kan sänka hela mötet!
  • Gå igenom tidigare lärdomar och enkät från liknande möte
  • Moderatorn samtalar med alla talare innan mötet för koordinering av innhåll/teknik/frågor.
  • Genrepa på plats, i god tid!

Under

  • Korta ner talen, envägskommunikation helst inte längre än 15 min.
  • Växla med frågestund, reflektion från scen.
  • Lägg mer tid på att samtala på scen, där moderatorn stärker budskapen och summerar.
  • Intervjuformen går bättre fram om högsta chefen ska tala.
  • Max fyra personer på scen samtidigt.
  • Paneldeltagare bör förbereda sig på max två budskap.
  • Planera alltid för publikens frågor/reflektioner efter anförandet.
  • Meddela detta innan så ökar deras fokus under föredraget.
  • Temperaturen höjs när det händer något på scen.
  • Låt medarbetare komma till tals i större utsträckning
  • Ett sätt att höja tempen är bikupor, att skicka ut korta enkla frågeställningar i publiken, diskuteras med bänkgranne
  • Nyttja mentometer eller motsvarande, där alla får reflektera och ge svara på frågor med givna svarsalternativ.
  • Skapa delaktighet genom övningar som ger reflektion och eftertanke.
  • Varva korta tal med frågestunder, intervjuer, externa talare.
  • Korta filmklipp och musik höjer tempot.
  • Korta ner antalet PPTs till ett minumum, mer bilder än text, max fem budskap, punkter per bild.
  • Längre pauser är toppen ca 30min med utrymme för nätverkande och reflektioner.
  • Underhållning ska inte underskattas, även på dagsmötet, glimt i ögat, en Quiz, en tävling e dyl.
  • Dra ner antalet faktabilder till ett minimum
  • Skapa delaktighet under mötet genom att ha en moderator
  • Ge talaren halva tiden för presentation och halva tiden för samtal
  • Överraska publiken, då överträffas i regel förväntningarna!
  • Ge utställare bra attention, P&P Meetings kan knepet!
  • Kommunikation istället för information, dvs interagera mer och skapa saker tillsammans på mötet.
  • Ge mer utrymmen för utbyte deltagarna emellan. Tex extra pauser eller Speed Meetings.
  • Talare och presentationer ska summeras upp, vad är det viktigast att ta med sig?

Efter

  • Avsluta ett möte när syftet är uppnått, inte när Outlook säger det! ·
  • Gör en egen handlingsplan och schemalägg uppföljningen efteråt.·
  • Ta med lärdomar från mötet till att utveckla nästa.
  • Ta en stund och reflektera över budskapen innan du kastar dig vidare.
  • Tacka de som tackas bör.